پیاده سازی زیرساخت مدرن در IT سازمانها بسیار پیچیده است. چرا که آنها با چالش مدیریت یکپارچه داده های سازمانی مواجه هستند. مفاهیمی همچون استفاده ترکیبی از سرویسهای عمومی و داخلی ذخیره سازی دیتای سازمانی، نظارت بر شیوه عملکرد کاربران بر روی داده ها و در کل امنیت اطلاعات سازمانی در زمان اشتراک گذاری، همگی بایستی تحت کنترل بخش IT سازمانها باشد.
هیچ فرآیندی نبایست خارج از زیرساخت IT و از طریق پلتفرم های عمومی اشتراک گذاری داده ها انجام شود که این مهم با بهره گیری از سیستم مدیریت داده های دیجیتال مبتنی بر رایانش ابری امکان پذیر خواهد بود.
بطور مثال مشکلات استفاده از سرویس عمومی Dropbox جهت اشتراک گذاری فایلهای سازمانی در زیر ترسیم شده است:
با توجه به لزوم بکار گیری سیستم ذخیره سازی و اشتراک گذاری داده های دیجیتال سازمانی، عملکرد این سیستم از قرار زیر خواهد بود:
همانگونه که از شماتیک فوق مشخص است، کلیه داده ها در زیرساخت IT تحت امنیت کامل بوده و فرآیند انتقال داده ها و فعالیت کاربران تحت نظارت بخش IT قابل مدیریت و پشتیبان گیری یکپارچه خواهد بود.
مهمترین مزایای این پلتفرم باختصار عبارتند از:
- سرویس ذخیره سازی تحت کلود شخصی همانند Google Drive, Dropbox, iCloud, Onedrive و…
- امکان دسترسی و به اشتراک گذاری فایلهای کاربران و یا گروه ها از هر مکان و در هرزمان
- بهترین گزینه جهت آرشیو داراییهای الکترونیکی و پیاده سازی استراتژی های مدیریت دانش سازمان
- دارای اپلیکیشن موبایل بمنظور سهولت دسترسی به داده ها از طریق تلفن همراه
- قابلیت نصب نرم افزار مخصوص کامپیوتر با امکان پشتیبانی از کلیه سیستم عاملها جهت همگام سازی داده های شخصی با سرور تحت کلود.
- امکان لینک دهی به فایلهای موجود برروی کلود همانند سرویس Dropbox که با استفاده از این قابلیت دیگر نیازی به ضمیمه کردن فایلهای حجیم هنگام ارسال ایمیل نیست.
- امکان نصب افزونه های متنوع جهت استفاده درون سازمانی ازقبیل تقویم و لیست تماسها و…